Kişisel veri işleme envanteri salt teknik bir envanter değildir. İşlenen kişisel veri kategorilerinin tespiti ile işlem bitmemekte asıl sorun işlenen kişisel verilerin ne kadar süre ile saklanacağına, nasıl silineceğine ya da nasıl anonim hale getirileceğine karar vermekten geçiyor.
Kişisel veri işleme envanteri salt hukuki bir metin de değildir. Azami saklama sürelerinin tespitinde meşru menfaatlerin tespiti yapılan işin ve tutulan verinin yapılan iş ile ilgisinin tespiti ile sağlanabilir. Bazı durumlar o kadar zordur ki bir hukukçu ile bir veri uzmanının konuşması bile sorunu çözemeyebilir. En zor şeyin soru sormak olduğu akıldan çıkartılmamalıdır. Neyi sorması gerektiğini bilmeyen doğru cevaba da ulaşamaz. Biz iki farklı bilgi havuzu arasında iletişim sağlamıyoruz. Tüm bilgilerimiz tek havuzda tamamen kaynaşmış durumda. Soru sorma ihtiyacımız yok çünkü soruyu da cevabı da biliyoruz.

Kanun, veri sorumlularını çok az durumda aydınlatma yükümlülüğünden muaf tutmuştur. Mevzuata uygun işlediğiniz kişisel veriler için açık rıza almanız gerekmeyen bir çok durumda bile aydınlatma yükümlülüğü bulunmaktadır.
Aydınlatma metinleri bankalarla imzalanan sözleşmeler gibi olmamalıdır. Bir paragrafın mevzuata uygun olması ama bir okuyuşta anlaşılmaması için hukukçuların günlerce uğraştığı metinler veri sorumlularını, basit ve açıklayıcı cümlelerden oluşan bir metinden daha fazla koruyamaz. Hatta muhatabın bilgi eksikliğinden yararlanma amacı sebebiyle dürüstlük kuralına aykırı bile kabul edilebilir.
Biz basit, herkesin bir okuyuşta anlayabileceği, ağdalı cümleler içermeyen ama veri sorumlusunun haklarını sonuna kadar koruyan metinler düzenliyoruz. Bu yöntem sonuçta başvuruların azalmasına, ihlal iddialarında veri sorumlusunun elinin güçlenmesine, yargı aşamasında hakimlerin güvenini kazanmasına sebep olur. Ve nihayetinde de maliyetinizi azaltırsınız.

Kişisel verilerin başkaları ile paylaşılmasının gerekliliği yadsınamaz. Ancak bu paylaşımların ilgili kişilerin haklarını ihlal etmeden ve veri sorumlusunun çıkarlarını koruyarak yapılması gerekir.
Veri sorumlusu-veri sorumlusu ve veri sorumlusu-veri işleyen ilişkilerinde kişisel verileri karşı tarafa ileten veri sorumlusu hem muhatabını seçerken hem de kişisel verilerin paylaşımı ile ilgili sözleşme yaparken çok dikkatli olmak zorundadır. Gereksiz kişisel veri paylaşımları gereksiz riskler doğuracaktır. Saklanan kişisel verilerin ilgili kişilerin korunması gereken menfaati olduğu unutulmadan azami güvenlik tedbirleri ile paylaşılmalı ve olabilecek sorunlar konusunda sözleşmede ayrıntılı düzenlemeler yapılmalıdır. Bazı teknik cümleler taraflardan birinin menfaatini beklemediği şekilde etkileyebilir.
Sözleşmelerin düzenlenmesinde ve kişisel verilerin paylaşımındaki faydaların ve olabilecek zararların tespitinin uzmanlarca yapılması gerekir. Bazen hiç bir sözleşmenin veri sorumlusunu koruyamayacağı unutulmamalıdır. Bu durumda doğru olan risk almak yerine paylaşmamaktır.
Veri paylaşmanız gerektiğinde riskler konusunda sizi uyarıyoruz ve paylaşımın yöntemini ve kapsamını belirlemenizde yardımcı oluyoruz. Sözleşmelerde de maksimum koruma sağlıyoruz.

Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'nun amacı kişilerle ilgili verilerin korunmasıdır. Bunun doğal sonucu olarak işlenen kişisel verilerin ilgili olduğu kişinin hakları vardır ve bu hakları kullanma usulü Kanun'da düzenlenmiştir. İlgili kişinin haklarını kullanmasının ilk aşaması veri sorumlusuna başvurmasıdır. Başvurudan sonra veri sorumlusunun cevaplama mekanizmasının çalışmaya başlaması gerekir. Doğru ve yeterli cevabı verebilmek için hem teknik hem de hukuki bilgi gerekir. Yapılan kişisel veri işlemeler teknik de olsa sonuçları hukukidir. Başvuruya verilecek cevabın ilgili kişi tarafından yetersiz bulunması ya da yanlış yorumlanması kişinin Kurum'a şikayet etmesine sebep olabilir.
Kişisel verilerin işlenmesinde mevzuata uymak ana ilke olsa da bazı durumlarda hukuka aykırılığın gerçekleşmesi mümkündür. Bu durumda tek seçenek Kurum'a şikayetin beklenilmesi ve buna göre pozisyon alınması değildir. İlgili kişinin tatmin edilmesi şikayeti de ceza ihtimalini de ortadan kaldıracaktır. Ancak tüm bunlara rağmen Kurum'a şikayet edildiğinde veri sorumlusunun savunmasının makul ve kabul edilebilir olmasını sağlamak gerekir.
Hukuk ve teknik bilgi kapasitemizle oluşabilecek daha sorunlar için baştan uyarıyoruz ancak sorun gerçekleştiğinde de en az zararla atlatabilmeniz için yardımcı oluyoruz.